Yıl sonunu düşünün. Mali müşaviriniz dönem kârını okuyor: rakam iyi. Peki o para nerede? Kasada değil. Bir kısmı depoda mal olarak duruyor, bir kısmı daha tahsil edilmedi, bir kısmı da yalnızca enflasyonun kâğıda yazdırdığı bir sayı.
Kâğıttaki kâr ile cebinizde hissettiğiniz kâr arasındaki bu açı, çoğu işletmede tek bir eksiklikten doğar: gerçek maliyet görünmüyordur. Ve görünmemesinin dört ayrı yolu vardır. Aşağıdaki dört soruyu kendi işletmeniz için cevaplayın; “bilmiyorum” dediğiniz her soru, bir kör noktanın adresidir.
1. Kayıt körlüğü: Defteriniz depoyla aynı şeyi mi söylüyor?
Sistem bir üründe 120 adet gösterir; depoya inildiğinde rafta 80 adet vardır. Kimse çalmamıştır: bir koli bölünmüş, bir iade eksik işlenmiş, iki kalem sevkiyatta karışmıştır. Bu istisna değildir — 37 mağazada 370.000 stok kaydını tek tek sayımla karşılaştıran akademik araştırmada kayıtların %65’i fiili stokla uyuşmadı. Umut veren taraf da ölçülmüştür: bir milyon stok kalemini izleyen bir çalışmada, kayıtlar düzeltildiğinde satışlar %4–8 arttı — doğru kayıt, doğru siparişi ve rafta bulunurluğu getirir.
Maliyet tarafındaki anlamı şudur: maliyet hesabına giren her rakam bu kayıtlardan türer. Miktar yanlışsa birim maliyet yanlış, birim maliyet yanlışsa ürün kârı yanlıştır.
Mikro’da bugün bakabileceğiniz yer: 013180 Eksi Seviyeye Düşen Stoklar Raporu. Kayıtta eksiye düşen her ürün, depoyla defter arasında bir şeylerin kaçtığının işaretidir.
Test sorusu: Son sayımınızda kaç kalemde fark çıktı — ve o farkların kâr tablosuna etkisini gören bir raporunuz var mı?
2. Ürün körlüğü: Kârı hangi ürünün getirdiğini biliyor musunuz?
Bu körlük sinsidir, çünkü ortada yanlış bir rakam yoktur; sorulmamış bir soru vardır. Toplam kârı herkes bilir. Ama o kârı hangi ürünler getirdi, hangileri götürdü? Çok satan bir ürün, satış fiyatı ürüne düşen maliyeti karşılamadığı hâlde “çok satan, çok kazandırır” sanılarak raf desteği almaya devam edebilir.
İnce marjlı ticarette fiyatlama en güçlü kaldıraçtır; kaldıraca dokunmanın ön şartı da ürün başına gerçek maliyeti görmektir. Körlemesine zam iyi müşteriyi kaçırır, körlemesine iskonto zararı derinleştirir.
Mikro’da bugün bakabileceğiniz yer: 014370 Satılan Malın Maliyeti ve Karlılık Raporu ve 014380 Kesilen Fatura Bazında Maliyet ve Karlılık Raporu (fatura bazında).
Test sorusu: Maliyetinin altında sattığınız ürün sayısını sorsak, cevabı beş dakikada verebilir misiniz?
3. Bekleme körlüğü: Rafta duran malın sayacını görüyor musunuz?
Dolu depo içimizi rahatlatır. Ama o raflarda hiçbir faturada “bekleme gideri” yazmayan bir sayaç işler: depo kirası, bağlanan paranın finansman yükü, sigorta, fire, değer kaybı. Yalnızca finansman kalemini kendiniz hesaplayabilirsiniz: ortalama stok değeri × yıllık finansman oranınız. Örnek hesap: ortalama 1.000.000 ₺‘lik stok, yıllık %40 finansman oranıyla, yalnızca bağlanan para yüzünden yılda 400.000 ₺ demektir. Kira, sigorta ve fire bunun üstüne eklenir.
Mikro’da bugün bakabileceğiniz yer: 014375 Stok Envanter Yaşlandırma Raporu (stok kaç gündür elinizde) ve 018502 FIFO Durağan Mallar Raporu (belirli süredir hareket görmeyenler).
Test sorusu: En uzun bekleyen on ürününüz hangileri — ve kaç lira bağlamış durumdalar?
4. Yöntem körlüğü: Kârınız gerçek mi, yöntemin gölgesi mi?
İki işletme aynı malı aynı fiyattan alıp aynı fiyattan satsın; yıl sonunda biri diğerinden belirgin biçimde kârlı görünebilir. Fark ticarette değil, maliyetin hangi yöntemle hesaplandığındadır. Enflasyon ortamında FIFO (ilk giren ilk çıkar) satılan mala en eski — yani en ucuz — alışları yazar; kâğıt üzerindeki kâr yüksek görünür. Her alışla güncellenen ortalama maliyet ise daha dengeli bir resim verir. Bu konuyu ayrı bir yazıda rakamlı örnekle açıyoruz; buradaki özet şu: kâr rakamını, yanına yöntemini yazmadan okumayın.
Mikro’da bugün bakabileceğiniz yer: Firmanın varsayılan maliyet yöntemi 092740 Stok Maliyet Parametreleri’nde durur; 014320 Genel Amaçlı Maliyet ve Envanter Raporu’nda maliyet hesap şeklini parametre olarak değiştirip raporu iki kez alarak farkı görebilirsiniz.
Test sorusu: Dönem kârınızın ne kadarının yöntem seçiminden geldiğini hiç gördünüz mü?
Testin sonucu
Dört sorudan ikisine “bilmiyorum” dediyseniz sorun tembellik değil, görünürlüktür: ihtiyacınız olan veri, Mikro’da her gün işlediğiniz hareket kayıtlarında zaten duruyor. Yukarıdaki Mikro raporları her soruyu ayrı ayrı cevaplar. Maliyet tarafının ana raporu ise Mikro kullanıcılarının yıllardır bildiği Genel Amaçlı Maliyet ve Envanter Raporu’dur (014320): dönem başı, giren, çıkan ve dönem sonu değerlerini, kârı ve vade farkını dikkate alan gerçek kârı hesaplar.
Raporzone’un Genel Maliyet ve Envanter Raporu ekranı bu dört soruyu tek yerde toplar. Mikro modu FIFO’da Mikro’nun 014320 raporuyla birebir aynı sonucu verir. Aynı ekranda maliyetin altında satışlar ayrı bir kartta toplanır, her ürünün depoda bekleme süresi bir sütundur, ürün kartında stokun neden eksiye düştüğü hareket hareket açıklanır ve Raporzone modu aynı dönemi hareketli ortalama ile yeniden hesaplayıp Mikro modundan farklı hücreleri işaretler.
Dört körlüğün panzehirini — altı karar rutini, 30 günlük uygulama planı ve panoya asacağınız Rutin Kartı ile — ücretsiz Genel Maliyet kılavuzunda topladık: kılavuzu indirin.